Administratief medewerker - afdeling maatwerk

Op jacht naar een job vol afwisseling? Een plek waar je écht het verschil maakt? En een team dat aanvoelt als familie? Moeilijk nog te vinden, maar jij hebt ze alvast ontdekt! Bij vzw en maatwerkbedrijf IJsedal in Overijse combineer je jouw administratieve talent met een warme hogere missie: betaald werk bieden aan mensen met een lange afstand tot de reguliere arbeidsmarkt.

De functie

• Jij verzorgt de gegevensverwerking van de verpakking van snoep en pralines in het ERP-systeem. Je zorgt ervoor dat deze gegevens gestroomlijnd en accuraat zijn. Hoewel specialisten de offerte uittekenen en berekenen, sta jij paraat om hun analyses in te vullen en prijslijsten te creëren, waarbij je slimme templates gebruikt en een vleugje eigen creativiteit toevoegt.
• Het voorbereiden van offertes is jouw domein, waarbij je er steeds voor zorgt dat alles tot in de puntjes gecontroleerd is voordat het de deur uit gaat. Zodra de bestelling binnenkomt is het aan jou om ze nauwkeurig over te zetten in onze ERP en eventuele afwijkingen op te sporen. Na verloop van tijd kun je dit proces wellicht meer automatiseren, maar voor nu houd je een scherp oog op alle details, zodat onze facturatie vlekkeloos verloopt!
• Het beheren van documenten en het organiseren van de projectmapjes is een fluitje van een cent voor jou - elke opdracht en klant heeft zijn eigen dossier, en jij zorgt ervoor dat alles netjes op zijn plek blijft. Zowel op papier als digitaal.
• Dankzij de werkinstructies die je opmaakte in Word, weten de maatwerkers prima wat van hen verwacht wordt. Dit doe je altijd in samenspraak met afdelingsverantwoordelijke Frank of een werkbegeleider, om steeds de beste aanpak te bepalen.
• Voedselveiligheid staat voorop. Als er een incident is, ben jij de eerste die het registreert in het logboek en de organisatie stimuleert om snel met een oplossing te komen. Je bent niet bang om procedures aan te passen als de situatie daarom vraagt, en je houdt iedereen scherp door afwijkingen tijdig op te merken en aan te pakken.

Jouw profiel

• Een sterke persoonlijkheid met minimum een bacheloropleiding, aangevuld met 2 jaar ervaring. Dat zou fijn zijn. Niet het vereiste diploma, maar wel vijf jaar lang je tanden gezet in vergelijkbare uitdagingen? Dan moedigen we je zeker aan om toch te solliciteren!
• Je hebt een goede kennis van het MS-Office-pakket. Van het schrijven van procedures tot het samenstellen van PowerPoint-presentaties, jij draait er je hand niet voor om. Als je ook nog eens bekend bent met het opstellen van offertes en het uitvoeren van eenvoudige berekeningen in Excel, dan zit je helemaal goed.
• Bonuspunten als je al eerder hebt gewerkt met een ERP-systeem.
• Maar nog belangrijker is je taalvaardigheid. Je begrijpt niet enkel wat de klant bedoelt, maar kunt ook vlot en zelfverzekerd reageren.
• Een echte teamspeler, dat ben je, maar je staat ook stevig in je schoenen en kunt zelfstandig werken als de situatie erom vraagt. Klantgericht en stressbestendig werken, zijn voor jou vanzelfsprekend.
• En laten we vooral het belangrijkste niet vergeten: empathie. Je begrijpt de doelgroep, of het nu gaat om klanten of collega's, en je kunt je goed inleven in hun manier van denken en behoeften.

Ons aanbod

• Een voltijds contract van onbepaalde duur, waarbij je voltijds (38 uur per week) aan de slag gaat. Van 8u tot 16u sta jij paraat.
• Jouw verlof? Dat kies je zelf. Je plant in wanneer jij er nood aan hebt en niet wanneer het collectief opgelegd wordt.
• Je hebt recht op een aantal extralegale rimpeldagen, afhankelijk van je leeftijd. Dit zijn extra vakantiedagen voor medewerkers in de zorgsector.
• Je salaris varieert naargelang skills. In elk geval wacht je hier een prima verloning. Bovenop de wettelijke 13de maand en het vakantiegeld, wordt er jou hier ook een 14de maand aangeboden in de vorm van een septemberpremie.
• Daarnaast reken je op maaltijdcheques en een groepsverzekering.